先日上司が「計算が合わない」とぼやいていたので見てみたら計算機自体故障している模様。
私、以前から小難しい計算が嫌いで、なんでもExcelで作るんです。
いつでも使えるしPCが故障しない限り計算式は残りますから!
(ごくたまにExcelも壊れます、バックアップとして別Excelに作っておけば問題ありません)
今回この記事を書くに至った経緯は会社でもあまり知らない人が多いことと、ネットで調べても分かりにくいものが多かったからです。
Excelは便利で、表計算、出勤管理(残業)、ものによっては条件を付けることで与えた数値を超える、または下回ることで色を自動で変えたりもできます。
「とっくに知ってるよ!」という方は温かい目で見てもらえたら幸いです。
表を作ろう
今回は表を作り、計算式を入れるところをご紹介します。
例:G社では卸した商品に問題があったとのことで、本社から関係している全数の商品検査をするよう求められました。
しかし、何時間かかるのかもわからない。
まずは時間を出すよう指示を受けたのです。
この時点で下記のように何をすべきか優先順位をつけていきましょう。
そして各件数を数えてみると。
6種類の商品に問題の疑いが!?一体どのくらいかかるんだよ💦
まずは落ち着いて時間を出してみましょう。
上記の数を足し算するのもいいですが、オートSUMを使えば簡単に足し算の計算式は入ります。
Excel上に配置してある「リボン」にホームと表示があります。
その右端に「オートSUM」と表示されている箇所をクリックすると確認件数を纏めてくれます。
(Polaris仕様なのでMicrosoft officeの方分かりにくかったらすいません)
計算式って?
そもそも計算式って??
わからない人もいるのではないでしょうか。
私もその一人でした。
恥を忍んでいろんな人に聞いて回ったり、ネットで調べたり。
ネットは基本より応用編や中級辺りからが多く、最初が知りたいのにどこにもないのです。というより言葉に引っかからないといったほうがいいですかね。
👇キーボードの記号と式に使う記号です。
- *は×
- /は÷
- +-はそのまま同じです
これらをExcelのセル(□の中)に入れるわけですが、最初に=(イコール)を入れなければなりません。
⇑こんな感じになります
イコール(=)は「答え」をそこに出すためと捉えてください。
単に足すだけならオートSUMで十分ですが、掛け算、割り算、平均値出しなどを行うときは自分で入れ方を覚えておいたほうが便利ですし、表計算を独自に作り業務がはかどれます。
例:掛け算をする場合
= (イコール)次に目的の数字(ここでは確認件数)*(×)時間(1件当たりの確認にかかる時間)
👇
仮に100×0.25として=25となります。
25時間ですね。
算出された時間に対し、日数を出す
TOTAL時間が出たら日数で割ってみましょう。
25を日々決まった就業時間で割るのです。
ここに不定期な残業を考慮させると計算になりません。
残業とは計画外に行うことが主ですので定時間で計算することが重要です。
ですので8時間勤務として
=100*0.25/8
通常の計算であれば
100×0.25÷8= です。従って答えは3.125/日となります。
これを表にするとこうなります。
他6種類の件数も入れてみました。
一人でやっていては途方もない数ですね。
では応援を入れた場合
やることは簡単です。
と、このように必要日数の横に計算式を配置すればOKです。
=3.125/3 これだけです!
3.125/日÷3/人=1.041
お役に立てればこれ幸いです。
ここまでお読みいただきありがとうございました✨